L’apurement des charges, qu’est-ce que c’est ?

L’apurement des charges est une procédure que le propriétaire d’un bien doit réaliser annuellement dans le cas où le preneur paye des provisions. Comment réaliser cet apurement en conformité avec les réglementations en vigueur ?

Qu’entend-on par apurement des charges ?

L’apurement des charges locatives est une démarche qui se fait annuellement par le propriétaire d’un bien afin de régulariser la somme totale des charges de la copropriété auprès du ou des locataires.

En pratique, il faut calculer la différence entre les provisions pour charges payées par le locataire mensuellement au cours d’une période et les charges réelles récupérables.

Quelles sont les charges récupérables auprès du locataire ?

Dans certains contrats de location, les charges courantes du locataire peuvent être facturées par le propriétaire en même temps que le loyer. Le propriétaire estime la consommation moyenne du preneur ainsi que le coût des charges liées à la copropriété et facture ces montants chaque mois sous forme de provisions.

Les charges qui peuvent être refacturées au locataire sont reprises dans une liste bien précise publiée par décret. Celle-ci reprend les principales charges courantes : l’eau, l’entretien des communs, les coûts liés à l’ascenseur, réparation locative, etc.

Dans les charges non récupérables par le bailleur nous citerons : les gros travaux sur les parties communes votés en assemblée générale, diagnostics, achat et remplacement d’équipement à destination des parties communes, l’ensemble des charges liées à la gestion de la copropriété (honoraires syndic, assurance de l’immeuble, etc.), la taxe foncière.

Quand réaliser l’apurement des charges ?

Après avoir reçu les différentes factures ainsi que le décompte annuel définitif des charges de copropriétés, vous devez réaliser l’apurement des charges de votre locataire le plus rapidement possible. La loi vous oblige d’informer le preneur du bien au minimum un mois avant d’effectuer la régularisation.

Vous devez également fournir les justificatifs qui comprennent : le décompte par nature de charges, et dans le cas d’un immeuble collectif, la méthode de répartition entre les différents occupants de l’immeuble avec une note informative sur le calcul des dépenses relatives au chauffage et à l’eau chaude. L’ensemble des pièces justificatives doivent être maintenues à disposition du preneur pour une durée de 6 mois à compter de l’envoi.

Comment réaliser l’apurement ?

Calcul des charges récupérables

Après avoir défini les charges récupérables, le calcul est relativement simple : la somme à régulariser est la différence entre la provision payée par le preneur sur une période bien définie et les charges réelles. Soit le preneur vous devra de l’argent si le montant de la provision au cours de la période était trop peu élevé, soit il va récupérer de l’argent si il a trop payé.

En cas de doute, n’hésitez pas à vous adresser à un spécialiste de l’immobilier qui pourra vous aider dans la réalisation de ces démarches.

BON À SAVOIR : le bailleur n’a aucune obligation de réaliser un ajustement du montant des provisions par rapport aux charges réelles de l’exercice précédent.

Lettre de régularisation

Vous devez envoyer un e-mail ou un courrier au preneur stipulant le montant facturé en guise de provisions, le montant des consommations réelles, ainsi que le solde – en sa faveur ou non – qui impactera le montant du prochain loyer.

Quel est le délai de prescription pour l’apurement ?

Si le bailleur oublie d’effectuer la régularisation des charges, il existe un délai de prescription de 3 ans à partir du moment de la réception du relevé du syndic des charges de la copropriété. Cette prescription est valable que cela soit en faveur ou en défaveur du bailleur. Durant ces 3 années le propriétaire pourra effectuer l’apurement des charges. Dans le cas ou le retard est supérieur à 1 an, le preneur pourra demander que la régularisation soit lissée mensuellement.

Le preneur du bien bénéficie également de ce délai de 3 ans pour demander un apurement des charges.